Er zijn maar weinig dingen ingewikkelder dan het organiseren van een
succesvol fondsenwervend evenement of gala. U moet op zoek naar
vrijwilligers en sponsors, een feestzaal Antwerpen boeken, entertainment
organiseren en ervoor zorgen dat uw gasten gul doneren. Het plannen van
een dergelijk evenement vergt een enorme hoeveelheid voorbereiding.
Fondsenwervende Gala’s zijn belangrijke gebeurtenissen die de groei
van uw bedrijf positief kunnen beïnvloeden, en de succesvolle uitvoering
van elke stap in het proces is de sleutel tot een geslaagd evenement.
Omdat er zoveel afhangt van zulke evenementen, is het plannen van een
Gala avond voor fondsenwerving een stressvolle aangelegenheid. Naast het
organiseren van de praktische aspecten zoals een feestzaal in Antwerpen
huren moet er ook een beroep gedaan worden op uw gasten, donateurs en
sponsors. In dit artikel geven we u een aantal belangrijke tips waarmee
uw fondsenwervende evenement een groot succes zal worden.
Maak een begroting
Voorafgaand aan de start van het planningsproces, moet u bepalen wat
uw budget is. Zaken zoals marketing, het vinden van een feestzaal in
centrum van Antwerpen, het huren van audiovisuele apparatuur, het vinden
van gastsprekers en entertainment en het regelen van de catering zijn
allemaal belangrijke onderdelen van het creëren van een nauwkeurige
begroting.
Kies de perfecte feestzaal op de juiste locatie
Het kiezen van de juiste feestzaal centrum Antwerpen is een van de
belangrijkste factoren in het succes van uw Gala. Zorg ervoor dat u
grondig onderzoek doet, zodat uw gasten kunnen genieten van een
prachtige omgeving en professionele, persoonlijke service. Dingen die
overwogen moeten worden tijdens het vergelijken van verschillende
locaties zijn de centrale ligging en of de feestzaal de juiste
bezoekerscapaciteit heeft. Zorg er ook voor dat er duidelijkheid is over
de catering, en of deze inbegrepen is bij het huren van de feestzaal,
en of alle audiovisuele apparatuur beschikbaar is op de datum van het
fondsenwervende evenement. Zorg ervoor dat het menu en de decoraties in
de feestzaal in overeenstemming zijn met het thema van het Gala.
Bespreek de verschillende opties tot in detail met het
zalenverhuurbedrijf.
Zorg ervoor dat u zoveel mogelijk ondersteuning krijgt
Om bewustzijn en interesse te creëren zult u een goed in elkaar
gezette marketingsstrategie implementeren. U kunt bijvoorbeeld lokale
kranten op de hoogte te brengen van het fondsenwervende evenement of de
krant bij het evenement betrekken, u kunt een Facebook-pagina en een
Twitter-account creëren, folders laten drukken en verspreiden en zelf
contact zoeken met potentiële donateurs en sponsors.
Zorg ervoor dat uw uitnodigingen aantrekkelijk en compleet zijn
De eerste kennismaking die uw donateurs hebben met uw
fondsenwervende evenement is via de uitnodiging. Het is daarom van
belang dat deze direct indruk maakt en letterlijk ‘uitnodigt’. Zorg
ervoor dat alle belangrijke informatie is opgenomen in de uitnodiging,
zoals datum, locatie en een duidelijke omschrijving van het evenement,
doelstellingen, dresscode en activiteiten die tijdens het
fondsenwervings evenement zullen plaatsvinden.
Hoe bepaal je de prijs van toegangskaarten
Voor het bepalen van de prijs van toegangskaarten voor het Gala moet u rekening houden met alle kosten, zoals de huur van de feestzaal Antwerpen,
de catering, marketing, enzovoort. U kunt wellicht een aantal VIP
kaarten beschikbaar stellen waarmee de donateurs en andere gasten nog
wat extra verzorgd worden door middel van bijvoorbeeld extra luxe
zitplaatsen en gratis hapjes en drankjes.
Besluit welke soorten activiteiten je wilt opnemen in je Gala
Als je mensen wilt ‘aansporen’ om te doneren zult u het
aantrekkelijk moeten maken. U kunt bijvoorbeeld een loterij houden of
een veiling of advertentiemogelijkheden aanbieden. Het belangrijkst is
om creatief te zijn en met iets interessants, iets anders dan anders op
de proppen te komen. U zou ook research kunnen doen om te zien welk type
fondsenwervende evenementen in het verleden succesvol waren en
vervolgens iets soortgelijks organiseren.
Hoe krijg je sponsors aan boord
Er zijn een aantal manieren om sponsors enthousiast te maken voor uw
fondsenwervende evenement. U kunt, zoals hierboven vermeld,
advertentieruimte geven op uw website in ruil voor items die u nodig
hebt voor uw evenement. Entertainment, zoals grote internationale acts
of kleinere, lokale entertainers kunnen ook gesponsord worden. Loterijen
en veiligen kunnen bijvoorbeeld gesponsord worden met prijzen of
producten.
No comments:
Post a Comment